为加强学院文书档案管理工作，使文件管理科学化、规范化，现制定有关管理制度。 一、文书档案资料归档制度 1、学院及各单位的工作计划、总结、各类专题总结报告，学院主要领导的发言稿，每学期考试成绩统计，各类报表，重要教学活动和教改经验总结，被刊登的文章，指导及经验介绍等。 2、校内外学科竞赛优胜者名单、名次、成绩、专题上报材料等。 3、各类奖惩材料，学生花名册及各种统计报表，各种活动记载等。 4、图书仪器、设备增减、统计材料、固定资产登记、校舍设施改造检修记录、基本建设整套资料、有关合同等。 二、文书档案管理工作人员职责 1、档案管理人员经常认真学习理论和党的方针政策。 2、档案员要加强业务学习，努力提高文书档案的管理水平，使文书档案更好地为学校工作服务。 3、做好文书档案资料的报关和保密工作，做到档案内容不外传，资料不损坏、不散失。 4、经常做好档案资料的收集、整理和归纳工作。 三、文件登记传阅制度 1、上级来文及来往重要公文，都需经办公室收文登记、编号手续。 2、上级来文及来往重要公文，登记后贴上文件传阅单，经领导签约意见后转有关部门传阅和办理。 3、对传阅的文件凡属办公室催办的，及时了解办理情况，属有关部门办理的，及时催办归档。 4、办公室定时做好文件的清理及归档工作，如发现文件缺少应及时追查。 5、办公室所有文件每学期期末进行一次清点。 四、文书档案借阅制度 1、查阅档案时防止损害档案。 2、不得在档案上作任何标记和符号，不准撕毁、涂改档案。 3、查阅者不能擅自借阅与其利用目的无关的档案。 4、文书档案一般不借出，如确因工作需要必须借用时，应征得办公室负责人同意办理借阅手续，并做好保密工作。 5、外单位因工作需要来本单位查阅档案，需凭单位介绍信、经办公室负责人同意方可查阅，但一律不外借。
