在商务谈判的过程中，会面程序是很重要的一个环节。参加谈判工作的人员，会面时必须遵守时间，绝对不能迟到，也不宜到得过早，一般提早5～10分钟到达会场比较合适。
谈判双方见面时，应该以诚恳友好的态度，主动上前打招呼、握手。作为女士，应先伸出手，对方男士才好与你握手。
双方见面之后，正式会谈前照例应当寒暄问候几句，这时可以使用一些双方都感兴趣而且与会谈主题无关的中性话题，一方面可以消除刚见面时的尴尬局面，另一方面可以为谈判创造和谐的气氛。
若是非常重要的会谈，除了陪同人员和必要的译员、记录员外，其他工作人员在安排就绪后均应退出。如果允许记者采访，也只是在正式谈话之前采访几分钟，然后统统离开。谈话过程中，无关人员不要随意进出。
在谈判中，谈判人员的座位是有讲究的。在隆重些的场合，一般使用长方形的桌子，事先应排好座次。谈判座次通常是宾主相对，各坐一边，以正门为准，主方背门而坐，客方则面对正门。如果谈判桌的一端向着正门，则以入门方向为准，右方为客方，左方为主方。
