档案查询，通常由档案查询人向档案保存部门，就要求查询的内容提出书面查询申请书之后，由档案保存部门依照查询人提出的查询要求和查询内容，对档案保存部门所保存的档案资料进行查询核对后，再向查询人出具查询结果证明的过程。
在填写回复函时，主要填写上述查询结果并提供查询结果的相关证明材料复印件。同时要注明此次查询的经办人，查询时间等。
1、查阅函询对象的有关情况。函询某人的有关情况，要去有关部门或档案管理部门，申请查阅档案。
2、通过查阅档案，获取有关信息，包括：姓名、性别、出生年月、政治面貌、何时参加工作，主要经历，在本单位任何职，目前在哪。
3、在重大政治事件中的态度、表现、结论等。
4、最后落款，盖章。
