公文或者电报都需要签发，一般公文或者电报在拟稿形成时，需由主管或分管领导签字同意后印发，签字时要注明签发时间并签署姓名。如果是上行文件在正式文件上还需注明签发人姓名。其它下行文或者平行文，只在公文拟稿审核定稿的文本上签发。
上行文都要标识签发人，这是《国家行政机关公文格式》(相关内容附后)规定的。《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文共有13种，其中报告、请示专用于上行文，意见应该可以是上行文、平行文、下行文，但只要是作为上行文，就应该标识签发人。
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
