个人以为，公文的格式和种类是由行文关系和性质决定的。从行文关系看，公文分为上行文、平行文和下行文，每一种格式都有所不同，譬如上行文的版头部分要求标注签发人，而平行文和下行文则不需要；平行文往往用便笺，其版头中的发文机关标志不带文件两字。另外，上述每一种文种的结尾用语也是不一样的，譬如上行文因涉及的事项需要上级机关给予批复或批示，故结尾常用“妥否，请批复（批示）”字样。又如向上级机关汇报工作情况，则需要用报告。
从公文性质看，密件格式显然比普通公文复杂，譬如密件的版头要素包括份号、密级、保密期限以及紧急程度等；另外，密件的附注说明内容一般都是说明公文发送范围之类的意思，而请示、报告和函这些普通公文的附注一般标注联系人和联系方式。
综上，在公文行文时，主送对象是谁就要采用什么样的文种和格式，譬如主送机关是上级机关就要用请示或报告，平级机关用函，下级用通知、决定等；带密公文版头的组成要素比较齐全，而普通公文版头则相对简单一些。
