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提高开会质量必备的十大技巧(每周例会讲话技巧)

提高开会质量必备的十大技巧(每周例会讲话技巧)

更新时间:2024-02-29 23:48:53

提高开会质量必备的十大技巧

01

明确会议目的

开会的目的是什么?需要解决哪些问题?相信每一个管理者在开会前都会有深刻的认知。除了认知开会的结果,还要注意采取的会议形式,比如是宣读表彰结果,那么就可以是表彰会,树立典型示范效应最重要;如果只是有议题,没有成形的结果,那就可以安排讨论会或座谈会。

02

确立会议时间

开会需要有一定计划。时间表就好像是一幅地图,指导着开会目标的完成。对时间的安排可以进行讨论和展示,而且可为每一部分设定大致的时限。时间表还可以不时地提醒管理者进行到了哪儿,下一步该如何把握或控制。

03

善于倾听

切记不要在真空中开会,会议不是一个人演讲的舞台。要注意:

1) 倾听他们说什么和怎么说

2) 观察参与者的肢体语言,消极的态度通常表现为:

眼珠不停地转动

极力避免眼神的交流

把胳膊和腿相互交叉

将胳膊折叠放在脑后,身体后倾

频频离开会场

3) 当你注意到一个问题,仔细听清它所表达的含义,这样你才能作完整地回答。运用以下技巧,你可以取得更佳的效果:复述他们的问题,使你对问题的理解更充分,不要一味反驳。

04

会议中学习

注意!开会的目的是传达公司的精神或领导者的思想,要想让大家认真开会,必须要让职工学会在开会中学习。如果学习场所偏离得较远,而且持续时间较长,将有可能使你的参与者失望。如果不能在工作中运用所学到的方法,将无法衡量学习效果,而这恰恰是培训成功与否最重要的指示剂。

05

轻松开会

如果有轻松的会议环境人们可以更好地领悟会议精神,且身心愉悦,会议组织者可以通过以下方式让参会者保持轻松的心情:

1) 讲一些合适的笑话

2) 自我解嘲

3) 用一些奇闻、轶事来解释枯燥的理论

4) 进行一些简短、有趣的游戏

06

保持良好的开会氛围

1)尊重与会者;

2)适当提供茶水、笔纸等用品;

3)适当播放一些背景音乐、图片、幻灯或影像资料;

4)提供一个安全、安静、安心的会议场所;

5)适当安排休息;

07

调动参会积极性

为了提高会议效果,会议组织者可以通过眼神交流、适当邀请参会者发言、表扬与会者、给予发言或展示机会、给予目光或言语反馈等方式提高与会者参会的积极程度。

08

应对不良表现

有时会有这样的情形,有人看上去冷淡、不友好或者比较内向,管理者应主动干预。在很多情况下,干预此类表现可以起到影响其他人行为的作用。会议组织者可以试图:

1)接近他

2)让他意识到你正在关注他

3)把注意力放在问题上,不要进行人身攻击

4)倾听他的任何抱怨

5)提供帮助,在你力所能及的范围内

09

保持会议的权威

会议需要解决问题,参会者对会议一般有很高的期望。所以,管理者需要周密部署会议进程,如果事情并不象计划的那样顺利,你应试着略作调整:

1) 不要为任何不足道歉,你的参会者可能并没有意识到那是一个问题。

2) 处理问题时要有自信。软弱和缺乏果断将会使参会者丧失对会议的信心。

10

总结

在会议结束时,总结回顾一下开会的主要内容。可以通过如下方式进行:

1) 管理者做一个简短的总结

2) 请参会者代表复述会议要求是什么

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