1、将全部文件收集起来。文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度，因此进行归档工作时，首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。
2、按照相关章程进行筛选。一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。
3、划分类别和级别。筛选工作完成后，档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。
4、确定保管期限。凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件，均需要永久保存，其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限，不可过早销毁。
排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。归档文件排列应遵循“时间结合事由”的原则，强调“时间”在排列中的主导作用，是符合办公自动化条件下归档文件整理的一般规律。
事由则是一个比较宽泛的概念，可指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。界定事由，目的是为了使密切相关的归档文件相对集中，保持有机联系，方便检索利用。在具体划分上，可根据办理时间长短、形成文件数量多少、文书处理程序异同等，本着便于整理和利用的原则灵活掌握，没有统一的规定。
目前，大多数单位实行“双套制”的保管模式，对归档文件整理仍以手工整理为主，信息化管理尚处于档案辅助管理阶段。为确保归档文件利用时的查全率和查准率，在对归档文件进行组件、分类后，排序时须充分考虑归档文件的形成时间（办结时间）、事由重要程度、事由共同属性等再进行先后次序的确认。
对此，在分类方案的最低一级类目内
进行归档文件排列时，
一般按以下三点操作：
1、同一事由的归档文件，按文件形成时间先后顺序，集中排列在一起；
2、不同事由的归档文件，按事由办结时间先后顺序排列（该排列方法比较适合实施档案信息化管理的立档单位）；
3、同一保管期限下的会议文件、统计报表、内部刊物等成套性文件，或系统性较强，或形式特殊，利用需要相互参照、查证，往往成套利用，宜集中排列。
除此之外，在实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规定时间移交档案部门，对于这些零散文件，应认真鉴定其形成时间，视不同情况，或排在相应类别的最后，或与相关归档文件装订为一件等。但这些都是补救措施，应尽量避免此类情况的发生。
