职工名册是用人单位制作的用于记录本单位劳动者基本情况及劳动关系运行情况的书面材料。
那么，用人单位一定要建立职工名册吗？职工名册应当包含哪些内容？未建立职工名册有什么法律责任？建立职工名册有什么作用？
本文结合案例作出分析。
【案例】案例来源：南京市中级人民法院，（2016）苏01民终5811号
与主题无关的内容予以省略
刘某陈述其于2011年1月1日到南京某公司工作，因公司一直未与其签订劳动合同，也未缴纳社会保险，之后刘某向劳动人事争议仲裁委员会申请仲裁，要求确认公司与其自2011年1月1日起存在劳动关系。
仲裁委以刘某已超过法定退休年龄，其与公司发生的争议不属于仲裁委员会受理范围为由，对刘某的仲裁请求不予受理。刘某诉至法院，诉请同仲裁请求。
庭审中，法院向公司释明关于劳动者的入职时间由用人单位负举证责任。
法院认为，《劳动合同法》规定，用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。
《劳动合同法实施条例》规定，职工名册应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。
刘某陈述其与公司之间自2011年1月1日建立劳动关系，公司主张2013年12月之前刘某尚未入职，并提交了2013年10月、11月的工资表和工资签收情况表，但其并未提供2013年10月、11月期间的考勤记录、职工名册等证据。
公司未能举证证明刘某入职时间，法院确认刘某与公司自2011年1月1日起存在劳动关系。
【分析】一、用人单位一定要建立职工名册吗？
《劳动合同法》第七条规定，用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。
从此规定可以看出，当用人单位与劳动者建立劳动关系时，用人单位就应当建立职工名册，建立职工名册是用人单位的法定义务。
二、职工名册应当包含哪些内容？
根据《劳动合同法实施条例》第八条规定，职工名册应当包含以下内容：
一是劳动者的基本信息，包括劳动者的姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式；
二是用工形式，包括全日制用工、非全日制用工、劳务派遣等；
三是用工起始时间，即劳动者实际提供劳动，双方建立劳动关系的时间；
四是劳动合同期限，包括固定期限、无固定期限或者以完成一定工作任务为期限。
除上述内容以外，我们建议将入职前累计工龄、部门、岗位、职级、专业技术职称、紧急联系人、政治面貌等与职工有关的信息都列入职工名册。
当员工的以上相关信息发生变动时，职工名册也应当及时进行更新。
同时，为防止产生争议时，员工对职工名册记载内容真实性不认可，与该员工相关的内容应当由该员工签字确认。
三、未建立职工名册有什么法律责任？
既然建立职工名册是用人单位的法定责任，那么未建立职工名册会有什么法律责任呢？
《劳动合同法实施条例》第三十三条规定，用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改正的，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下的罚款。
四、建立职工名册有什么作用？
《劳动争议调解仲裁法》第六条规定，发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条规定，因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。
职工名册属于用人单位管理的证据，如果用人单位不提供的，要承担举证不能的后果。
建立职工名册，在发生争议时可以完成举证责任，还可以对员工进行有效管理，具体体现在以下几点：
1、劳动者基本信息及工作经历等存在虚假时，可能构成欺诈，用人单位可以主张劳动合同无效，并解除劳动合同。职工名册可以证明其记载信息与事实是否存在偏差。
2、职工名册可以全面了解特定职工的情况，比如女职工、少数民族职工、残疾人职工等，针对特殊职工的特殊问题进行有效管理。
3、记载职工名册时对身份信息进一步核查，避免使用童工，也可以对达到退休年龄人员进行有效管理。
4、职工名册记载了住址及紧急联系人，当与劳动者联系不畅时，可以解决文件送达的问题。
5、未签订劳动合同二倍工资的计算有时效的问题，建立劳动关系的时间直接决定二倍工资是否已过仲裁时效，职工名册可以证明劳动关系的建立时间，也即二倍工资的起算时间。
6、劳动者的工作年限计算直接关系到医疗期、带薪年休假、经济补偿、赔偿金的计算数额，职工名册可以有效证明工作年限。
总之，建立职工名册是用人单位规范管理的有效形式，可以减少不规范用工带来的法律风险。
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