因现行的规范是要求公文书面打印的,因此公文的最后一页必定是偶数页,也就是如果公文在奇数页完结,则要版记排在背面的偶数页,否则背面偶数页空白,不是一个整体了。
如果有些时候,比如行政部门下发基层单位的文件,有时打印成单面,虽然不合规范,但版记就没必要非排在偶数页。
在实际操作过程中 一定要注意版记必须处在偶数页上。
版记的排版格式和要求
版记的位置
1、版记一定要放在公文的最后,即公文的最后一页最下面的位置。
2、最容易错误的地方,是版记页码奇、偶不分,这里特别温馨提醒:在实际操作过程中 一定要注意版记必须处在偶数页上,假设公文很短,即使首页能够放得下版记内容,由于公文是双面印刷,也必须将移至第2页上,即便第2页除了版记没有任何内容。
3、公文的篇幅如果在一个折页 (即有4面)以上:这时公文的页数一般应是4的倍数,此时版记也一定要放在最后一面,而不管前面的空白有多少(一般不会超过 3面),版记页和空白页均不标页码。
4、如果附件是被转发的文件,转发文件还应标志自己的版记。这又就是“版记中的版记”,不能省略用任何一个版记,务必谨记。
版记一般由四要素组成。
抄送机关、印发机关和印发日期、分隔线等要素组成。有些教科书也把它设为三要素,分隔线未纳入。作者把后者纳入,是为了方便学习,作为初学者不要漏项。这几要素各有其用。
抄送机关:对主送机关互为补充作用,不能怱视。在实际工作中,让抄送机关有“知情”的作用,此为其一,有些工作,光靠主送机关不一定办得成,还要抄送机关配合支持才行。所以抄送机关,也不是可有可无的。
印发机关:主要体现了一种办文职责,便于公文管理和流转对接。一般由发文机关对应的办公厅(室)等部门,具有对外印发文件职能的部门。一些内设机构,不能落款为印发机关,这一点必须注意。
印发日期:就是公文的承印发行日期,这个好理解。它与正文中的成文日期,可以同一天,也可以不同一天,但必须是在成文日期之后,这是不言而喻的。