1.做好会议桌椅的摆放工作,如果桌椅不够,要及时向其他单位租借或租赁。 2.做好宣传横幅、宣传背景板的设计、制作以及安装工作。 3.摆放鲜花绿植,可以考虑摆放绿萝、红掌等较为大气的植物,如果经常使用可以考虑仿真花节约成本。
4.提前调试IT设备,比如投影仪、电脑、麦克风,提前测试及播放企业宣传片。 5. 摆放桌面物品,一般包括鲜花、水果、座位名牌、纸笔、纸巾及烟灰缸,具体根据企业实际情况而定,比如企业会议室禁烟就无需摆放烟灰缸。对于人数较多的会议,可以直接放置饮用纯净水,减少物业人员频繁倒水,影响会议进程。
(二)酒店租赁场地 如果需要外租场地,和酒店方的协调衔接就非常重要,除上述准备事项外,主办方人员主要还需做好以下工作: 1. 会前测试背景音乐、暖场视频。 2. 提前准备会议资料袋,放置宣传单张、资料。 3. 做好重要宾客的引导工作,协调酒店停车位置等。
