投标方应准备正本一份和副本四份，并在封面上注明“正本”或“副本”字样，然后一起放入招标专用袋中密封。一旦正本和副本有差异，以正本为准。密封口处贴纸加盖单位公章并注明“于╳年╳月╳日╳时╳分之前不准启封”的字样。投标文件按指定时间、地点由法定代表人或委托代理人送交。 所有投标文件都必须按招标方在投标邀请中规定的投标截止时间内送至开标现场，超过投标截止时间的投标，招标方不再受理。投标文件从投标截止之日起，有效期为45天。
标书是由发标单位编制或委托设计单位编制，向投标者提供对该工程的主要技术、质量、工期等要求的文件。标书是招标工作时采购当事人都要遵守的具有法律效应且可执行的投标行为标准文件。它的逻辑性要强，不能前后矛盾，模棱两可；用语要精炼、简短。标书也是投标商投标编制投标书的依据，投标商必须对标书的内容进行实质性的响应，否则被判定为无效标（按废弃标处理）。标书同样也是评标最重要的依据。标书一般有至少一个正本，两个或多个副本。
正本和副本分开封装。封装袋粘牢，骑缝处加盖投标单位公章。
