一、首部
主要包括标题、主送机关二个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有五种形式。一种是由发文各级名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
二、正文
其结构中一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头
主要用途说明发函的缘由。表述一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关环境问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下表所示：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体
这是函的核心内容部分，主要简述致函事项。函的其他事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是洽谈工作，询问和答复问题，部门还是向有关主管部门请求撤消事项等，都要用得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
三、结尾
一般用礼貌性语言向草拟对方提出希望。或恳请对方协助解决协助某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出明确提出意见或请主管部门批准等。
四、结语
通常应根据函询、函告、函或函复的事项，可以选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像较细信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
五、结尾落款
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间
你好，尊敬的XXX单位：
首先，感谢贵单位一直以来对我们的支持与合作，我们非常珍视这份合作关系。
在此，我代表XXX公司向贵单位发出此函，主要是就XXXXX事项向贵单位进行沟通和协商。具体内容如下：
（此处填写具体事项）
在沟通和协商过程中，我们将遵循公平、公正、诚信、互利的原则，本着互惠互利的精神，共同达成合作共识，为我们双方的共同发展和进步做出贡献。
最后，再次感谢贵单位对我们的信任和支持，期待我们在今后的合作中能够更加紧密地携手合作，共同发展。
此致
敬礼
XXX公司
（签名）
日期：XXXX年XX月XX日
