受控文件是为了保证文件的版本唯一性和有效性。
保密文件则是为了将文件内容控制在一定范围的人知晓，文件内容不让这个范围外的人看到。
公司的规章制度应该属于受控文件，文件控制部门控制其发放回收，如办公室，建立发放登记表，有每个文件的发放总数，每个文件上有受控号以及对应持有人的签字。如果制度文件有更新，则收回旧的，换成新的。这样能保证制度文件在使用人手里是有效版本。
保密文件则是某些机密文件，保密控制部门控制其发放和回收销毁等。如某某技术图纸，先划定运行看文件的人员，然后进行保密教育，宣布保密纪律，配置保密文件柜，一般规定仅在特定场合看保密文件，并存放在保密文件柜中。并发放一定的保密津贴，签订保密协议，其中如有违约，如泄密，则要负担经济甚至法律责任（罚款，处分，提起诉讼等）。然后在规定范围内发放保密文件，并有记录，如不需要了，及时回收。如已经没有保密价值了，可以解密。
