七个格式为：
一，语气口语性。每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现感性的一面，口语较重，语气和缓。
二，内容直接性。商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解，有助于加快商务活动的进程。
三，态度真诚性。商务信函要能够充分体现真诚、礼貌，带着诚意去说，体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
四，主旨单一性。商务信函具有纯粹业务性，要求专文专事，内容集中单一，突出主旨。
五，格式规范性。商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
六，地位平等性。商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
七，要求时限性。每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。接收对方的信函后必须及时回复，使用图文传真、电子邮件等快速传递形式。
