回答：主要分五部分：
第一步，称呼，这个非常之重要，称呼是谁是你要把这个情况向谁说明。
第二步就应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物
第三步就是总结第二段正文的内类，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。
第四步必须有的，比如“特此说明”这个最常用。
最后一步也是关键的一步，自己的落款，一定要字迹清晰，下面还要注明时间。
扩展资料：
情况说明书是是财务会计报告的组成部分 ，指会计单位提供的财务情况至少应当对下列情况作出说明:
(1)企业生产经营的基本情况;(2)利润实现和分配情况;(3)资金增减和周转情况;(4)对企业财务状况、经营成果和现金流量有重大影响的其他事项。
是财务会计报告的组成部分 ，指会计单位提供的财务情况至少应当对下列情况作出说明：（1）企业生产经营的基本情况；（2）利润实现和分配情况；（3）资金增减和周转情况；（4）对企业财务状况、经营成果和现金流量有重大影响的其他事项。
