在机关工作,下级要经常向上级汇报各种情况,尤其是口头汇报,用得更多,随时随地都可能发生。
,把口头汇报说得好听、耐听,达到更直接、更方便、更传神的效果,需要注意一点方式、方法。
一、宜“直”,不宜“绕”口头汇报要开门见山、直奔主题,尽量做到一语中的,直接把事情的来龙去脉,照直、照实说清楚,为领导决策提供第一手真实可靠的依据,提供原汁原味的有效信息。
切忌东拉西扯,开口千言,离题万里,说者不知所云,听者一头雾水。
有个笑话说,从前有位书生,说话喜欢绕来绕去,夸耀自己的学问。
一天夜里,他被蝎子蜇了,还摇头晃脑地在喊:“贤妻啊,尔夫为毒虫所袭,请速燃银灯!”连喊好几遍,他妻子也听不明白。
书生实在痛得受不住了,情急之下才改口道:“老婆,快点灯,蝎子蜇着我了!”这虽是笑话,但也告诉了我们一个道理:平时说话或汇报工作的时候,一定要言简意赅,直言中的,让别人在最短的时间内听明白所要表达的意思。
二、宜“倒”,不宜“顺”领导听取汇报,最关心、最感兴趣的、往往是事情的最终结果,所以,我们口头汇报时应宜“倒”,不宜“顺”。
先简要地把结果和最新鲜、最有吸引力、最能反映事情本质的部分讲出来,看领导的反应;如果领导有时间或愿意听,我们再把事情的原本情况做详细汇报;如果领导很忙,我们就不必要再浪费领导更多的时间。
切忌不管领导忙不忙、愿不愿意听,上来就是一大段的铺垫、描述,说了半天,还不知所云。
1955年,毛泽东主持召开农业合作化会议,目的是征求大家对合作化运动有什么意见。
有位省委书记在汇报发言时,先大谈本省形势,接着又汇报本省的各种情况,前前后后汇报了一个多小时,还没有归纳出他的意见是什么。
毛泽东当时就批评说“你这叫做开材料仓库”。
所以,口头汇报要先把最重要的结果讲出来,这样既节省时间,提高效率;又给领导留下判断、回想的空间。
这里的“倒”,与平时写文章倒叙的方法有相同之处,但又不完全一样,它不像写文章,可以层层设巧,增强吸引力。
口头汇报工作采用“倒”的目的,只是为了把最值得汇报的事情,最快、最直接地讲明白,让领导判断有无进一步了解的必要。
三、宜“客观”,不宜“妄说”向领导口头汇报工作,应多摆事实,将基本情况说清楚,在叙述的过程中,自然地从感性到理性步步深入,做到客观公正,稍加评议或不评议。
切忌评议在前,先入为主,使领导形成心理定式,影响正确判断,更不可为了个人私利、喜好而妄加评说。
妄加评论往往言多语失,有时候失去的是机会,有时候失去的可能就不只机会了。
三国时曹操的谋臣杨修,自以为很聪明,几次多嘴评论道破曹操的心机,让曹操产生反感,终于借“鸡肋”事由,治以妄报军情之罪。
所以,我们在口头汇报中,对事情拿得准的,可稍加评论,拿不准的,切不可妄加评论,以免影响领导的正确决策。
对人对事客观公正,实事求是,也是秘书工作者必备的人品修养。
四、宜“活泼”,不宜“死板”领导也和我们一样,喜欢在轻松、愉快的氛围里工作,所以我们在口头汇报工作时,应多采用简单、明快,准确、活泼的口语,也可依据现场的情况,采用一些风趣、幽默的语言,而不宜过多地用一些冗长、死板的书面语句。
那样,看似很有逻辑性,实则让人不喜欢听,更不要说听后有余味绵绵的效果了。
在这方面,毛泽东是一位语言大师,他说话、演讲,生动风趣、深入浅出,让人听后,久久难忘,回味不尽。
比如,他用在一定的条件下,鸡蛋能孵出小鸡而石头孵不出小鸡,来讲他的《矛盾论》;用你要想知道梨子的滋味,就得亲口来吃一吃,来讲他的《实践论》,把深奥的理论寓于生动的语言之中,让所有的人都能听得懂,听得津津有味。
(作者单位:北京府右街派出所)