1、问题陈述应该做到:
①对你观察到的问题(或者说偏差)做清晰、简明的陈述；
②指出这种状况或偏差存在多久了，或者被发现多久了；
③描述偏差对业务的影响，以及改进的空间。
2、对业务的影响
为了展示跟业务的关联，陈述还包括问题造成的影响，或者说消除问题和抓住机会后将带来何种收益。举例:
①有20%的来电在持续作响3分钟（甚至更长）之后才有人接听，这种情况持续至少3个月了，使得客户投诉增加了50%；
②从客户订购到安装的时间长达7天，比目标时间4天多出3天，这种情况已持续12个月，使得企业每月丧失12笔潜在订单（价值56000美元）；
③在过去7个月中，日平均产量为210000吨，比目标产量240000少了30000吨，使得企业每天至少损失25000美元。
④在过去3个月里，23%的提款申请上的信息不够详细，结果得跟客户联系才能够推进收款。这使得每个月平均有12个小时花在完善申请上，让公司损失22000美元的销售额。
你也许已经注意到这些举例中都使用定量数据来说明相关因素。通过数据，你可以:
①清楚实施解决方案后，你将改进到什么水平；
②领导者便于理解经营益处；
③确认项目工作的目标。
3、问题陈述不应该:
①模糊--只有目标明确，才能加快行动并取得真正的进步。具体、精确的陈述可以确保行动聚焦；
②陈述观点--我们都有自己的观点，但观点并非事实；
③批评和指责别人--这样做肯定会激起与改进伙伴的冲突；
④描述原因--对原因的假设很可能导致解决方案错误；
⑤暗示解决方案--这也会导致解决方案错误，应该在找出造成问题的根本原因后再由团队制定解决方案；
⑥在一份陈述中囊括诸多问题--这会造成没有焦点，有焦点才能有行动，这很关键。
