需要提供资料的函件一般是由采购方或需求方发出的，函件应明确表明需要供应商提供的资料名称、数量以及提供资料的截止日期。
同时也需要提供供应商提供资料的具体方式和联系方式，以便供应商及时提供资料。
在函件结尾处，应该表达感谢并期待供应商的积极回复。
需要注意的是，函件应该使用正式的商务文件格式，包括企业名称、地址、日期、编号等，同时应注重排版和格式，使其清晰易懂，表意准确，避免出现歧义和漏洞。
此外，为了确保供应商能够及时地提供所需资料，可以在函件中明确强调资料的重要性和紧急性，提供相应的奖励和惩罚机制，以促使供应商尽快提供所需资料。
