一般情况下，国家有相关标准对公文的页边距进行明确的规定，其中公文页边距的标准为上2.8cm，下2.6cm，左2.6cm，右2.2cm。特殊规范化的文体且有特定的行文格式。
正文一般分开头、中段、结尾三部分：开头：开篇明意，简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。复文要引述来文日期和文号，长文可先提出要点。中段：表述主要内容。
根据办文的目的、国家有关的政策，把情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可分段写，或用序数表明项目，以资醒目。常有并列式、递进式、连贯式三种结构。
结尾：表述发文机关对文件办理的要求，或请求批复，或要求执行，或提出希望，首尾呼应，结束全文
