电子版和扫描件不一样，电子版可以进行不同程度的编辑并且可搜索关键词，而扫描件基本不支持编辑和检索。
扫描指通过电子束、无线电波等的左右移动在屏幕上显示出画面或图形，是对某些文字图案的复制，记忆，并保存同样的画面。在扫描原稿之前，应先检查原稿是否包含在限制阶调范围内或是否有不一般的色彩平衡问题，当然首先要找出该原稿中最深的暗高区域。没有暗部的相片原稿可能是故意性的高调，也可能是不正确曝光、冲冼所致辞；相反，过多的暗部可能是故意性的暗调。当原稿中最亮区域是明亮或高反光亮部时，此区域可能完全不包含任何细节信息。当原稿中的特征是故意性的，则需要在扫描时取消自动功能，改用手动高速控制以避免扫仪对影像的不必要调整。如果原稿是负片，可以在扫描后将其反转成正象。对于印刷品原稿，因为其有网纹，在扫描时或扫描后还需进行去网。
