会议接待准备：有针对性地收集与会对象的基本情况、参会目的和背景、抵离时间和交通工具等信息为会议接待做好准备工作。
·拟订会议接待方案：一般包括接待方针、接待规格、接待内容、接待日程、接待责任和接待经费等。
·培训接待人员：会议接待工作人员和志愿者根据具体的接待对象学习和掌握有关的接待知识，熟悉接待对象的基本情况、特点，以便有针对性地做好接待工作。
·落实接待事项：根据已经获得的参加对象的信息、经费预算标准以及参加对象特殊要求，安排好就餐、住宿、交通工具、安全保卫、翻译与陪同人员、接待物品、文娱活动等事项。
·接站与引导：确定迎接规格，树立接站标志，掌握抵达情况，然后热情接待，根据会议需要组织欢迎队伍、献花等环节。 会议活动期间会务工作人员为参加对象指引会场、座位、住宿房间以及参加对象可能会问到的地点的路线和具体位置。
·报到与签到：引导参会对象在到达会议活动所在地时办理注册登记和参加会议时签到。会议接待人员要做好查验证件、登录信息、接收材料、发放文件、预收费用、安排住宿等事项。
