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怎么给档案编号

怎么给档案编号

更新时间:2023-09-18 08:16:40

怎么给档案编号

1.首先制定一套档案编码方案,并且留存,方便后续的人查询了解使用。不同公司编码方案有所不同,自行制定就可以了

2.按时间分类编码:档案最重要的是体现出档案属性,首先按照时间编码,例如20170224,就是该档案形成的时间,同时间可以在后缀加上a、b、c之类的字符区分。

3.事件编码,按照事件属性做成总编码,做为编码的开头,例如企划部档案编码为Q,市场部编码为S,之后按照会议编码为h,活动编码为d,编码合成之后Sd就是市场部活动。

4.档案号编码:按照档案的数量和生成次序进行编码,例如0001、0002之类的,预估一下档案总体数量,多做出来一位就可以了

5.按照时间的特殊属性进行编码,例如文件、视频、图片等备考表就是档案的整体目录。

6.档案编码解读 Qh-2016-0224-01-a,就是企划部16年2月24日做的会议的文字内容备份,如果觉得太长可以进行缩短,比如2016简写为16或者6

注意事项

注意做好编码的方案留存

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