组织会务工作小组，确定会务组领导及成员，制定会议准备工作部署；
2、研讨会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、会议材料种类、数量；
3、发布会议通知，包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员；
4、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况，安全应急预案情况，形成会务指南样稿，经会议小组领导确认后开始印刷；
5、根据确定的会议议程，制定会议预算，申请专项会务费用；
6、确定横幅、参会证、桌签、路引的样式和内容，经会议小组领导确认后，开始制作横幅、参会证、桌签；
7、组织布置会议室，并确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备；
8、检查各项宣传材料到位情况，包括横幅、路引、桌签、参会证；
9、检查各项会务资料到位情况，包括汇报材料、会务指南；
10、检查会议住宿、餐饮安排情况，如有晚宴，要协调好地点、酒水；
11、跟踪参会人员行程安排，人员到位后发放资料袋，包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示；
12、安排好会议车辆，迎接参会人员到达会议地点，安排参会人员住宿；
13、会议前期，全面检查各项工作落实情况，安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员；
14、会议开始前，做好参会签到，向会议主持人通报人员参会情况；
15、会议开始后，安排会议期间茶歇的催要，会后餐饮落实；
16、会议结束后，回收自带设备、整理会议纪要，发布会议
