首先，新建一个Excel表格并命名为“201X年X月办公用品出入库报表”。然后分别在A2:Q2区域中输入日期、部门、领用人、名称、上月结存、本月出库、本月结存、备注等信息。可以使用合并单元格和黑色边框将表格内容进行美化。
在表格空白处，把全部的物品名称罗列出来。
单击表格中的名称栏，选择“数据验证”。
在数据验证菜单中选择“序列”，使用鼠标勾选来源。这时可以看到名称栏有了下拉菜单，直接选择即可。鼠标在该单元格的右下角形成“+”符号时，拖住鼠标下拉即可将数据有效填充表格。
在“上月金额”单元格输入公式：=E4*F4，计算出上月物品的总价格。鼠标在该单元格的右下角形成“+”符号时，拖住鼠标下拉即可将数据有效填充表格。
在“入库金额”单元格输入公式：=H4*I4，计算出本月入库物品的总价格；在“出库金额”单元格输入公式：=K4*L4，计算出本月出库物品的总价格。
在“本月存量”单元格输入公式：=SUMIF(D:D,D4,E:E)+SUMIF(D:D,D4,H:H)-SUMIF(D:D,D4,K:K)，计算出本月物品的月末数量，即本月结存=上月结存+本月入库-本月出库。其中SUMIF函数为条件求和，分别在E、H、K列中找出符合D4条件的数量。鼠标在该单元格的右下角形成“+”符号时，拖住鼠标下拉即可将数据有效填充表格。
在“存量单价”单元格输入公式：=VLOOKUP(D4,D:G,3,0)，计算出该物品的单价。其中，VLOOKUP函数为找寻符合条件的数值，找出D4的单价，从D:G区域范围内寻找。鼠标在该单元格的右下角形成“+”符号时，拖住鼠标下拉即可将数据有效填充表格。
在“本月金额”单元格输入公式：=N4*O4，计算出该物品的总价。鼠标在该单元格的右下角形成“+”符号时，拖住鼠标下拉即可将数据有效填充表格。
