打印、复印、扫描文件是大家日常办公中经常会做的事情，我想大家应该都遇到过以下这几种烦恼：打印后发现自己的文件少了几张，到处问谁拿了自己的文件、一些保密性要求很高的文件打印出来不小心被其他过来拿打印资料的同事看见了，造成了信息泄漏、文印设备上边打印的文件堆积如山，为了找自己的文件要翻找半天、自己在外边办公，有一份文件需要在公司打印出来，各种找人帮忙、每个月的打印成本高居不下，领导想要分部门核算办公成本，但是打印设备的印量没办法统计，总结一下：1。输出文件安全问题，2.输出.文件管理混乱问题，3.打印成本没办法核算，4.在外边如何在公司的打印机上输出文件 。接下来就向大家分享一下好的解决办法
首先咱们先来看看文件安全问题，信息安全已经是所有企业最重视的问题之一了，根据统计，纸质文件泄漏是仅次于丢失笔记本电脑等移动设备造成信息泄露的第二大元凶，经常遇到的安全问题就是财务打印的报表等敏感信息泄漏、公司的设计图纸、商业方案泄漏等，这些都是不能公开的信息，这样的问题如何解决呢，我先来给大家分享一个免费的方案：在打印的时候可以使用保密打印这个方法（品牌不同名字不一样，有的叫锁定打印）在打印机的完成方式里，可以给这个打印作业设置一个密码，然后点击打印，这时打印机是不输出文件的，需要到复印机上点击你的作业后输入密码，这时机器才输出文件。
但是这个方法只能解决一些简单的安全问题，要是有人偷偷打印和扫描重要文件这个方法那就不能搞定了，这时候就需要加一些管理软件才能满足需要，大家平时买的复印机产品只是买了一个硬件，就像是电脑一样，其实厂家还有很多增值产品可选，以佳能的文印管理软件为例，可以实现以下几种文件安全管理功能：1.文件打印的追踪，扫描的追踪，2.在打印、复印、扫描文件前对文件进行关键词扫描锁定，3.不同人员可以分别设置不同的打印权限（比如说经理级别可以随便使用任意一台打印设备，文职人员可以使用大型复印设备，一般员工只能使用部门的打印设备，外来人员智能打印，而不能复印和扫描等）。通过以上功能可以极大的提高文件的安全性。
接下来看剩下的问题，这次把第2个和第3个问题一起看：“文件管理混乱问题”这个问题我想大家也是经常遇到的，文印设备旁边文件堆积如山找不到自己打印的文件、单位打印设备很多的时候打印文件不知道从哪里打印出来了、打印文件忘记选择合适的输出方式（比如说双面，装订）造成大量浪费，单位打印机太多，各种品牌都有，没办法统一管理，也不能详细的统计印量，没办法核算办公成本。现在还是以佳能的文印管理软件为例，主要的解决方法就是使用刷卡打印，员工可以在局域网内任意一台机器上刷卡后输出自己的作业文件，如有作业长时间没人来刷卡打印一段时间后就会自动取消，减少打印作业的堆积问题。还可以设置彩色打印权限，同时在输出前可以修改输出方式（装订、双面、分套等）来解决错误打印和随意使用彩色打印造成的浪费问题，同时软件也可以统计每个月生成文印设备的使用情况，以报表形式显示，帮助使用者更好的管理和降低文印成本，据Gartner咨询公司研究表明，积极主动的开展打印管理可以使企业的打印成本降低10%-30%。
再来看最后一个问题，移动办公的需求，随着信息科技的发展，越来越多的单位开始使用移动设备来办公，但是打印是日常办公中不可或缺的组成部分，这时就出现了一个问题：外出办公的时候不能使用办公室的设备打印文件，或者访客需要打印文档，如果使用办公电脑就会有信息泄漏的危险，会造成很多困扰，这时就可以通过文印管理软件来实现这个功能，如果是单位员工无论使用哪种移动设备，身在何处，都可以正常的打印文件，如果是访客的话可以临时分配给访客一个打印码，使用移动设备临时连接文印设备进行打印。
好了，今天先讲到这里，以后还会更多的向大家介绍各种办公文印解决方案。
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