切纸机的操作比较简单，对环境的要求也不高。通常在一般的办公室采用电源保证供电即可进行工作。一般切纸机具备自动开关系统，只要在输人中故人纸张，切纸器就会自动旋转把纸切碎。也有的切纸机则需要按一下启动键，切纸器便会转动，可继续切纸。碎纸完毕，应按下停止/反向键，使切纸机停止转动。
碎纸前应先检查一下要破碎的文件上是否有曲别针、订书钉等硬物。若有，应除去后再放进入纸口，否则可能损坏刀具。在使用切纸机时，应注意一次不要塞人过多的纸张，尤其是质量较好的纸，使用时更要注意，以免出现卡纸现象纸张放入时尽量不要放歪斜，对比较窄的纸要尽量放在进纸口的中央。
对于早期产品来说，使用时一旦发生卡纸故障，应按倒退键或停机键，使碎能够继续使用。切纸机大都装有过载断电保护装置，当电动机过载发热时，会自动停机。这时应停止使用20一30min，使电动机冷却。同时，再次使用时应考虑适当减少一些输入纸的数量。比较先进的切纸机一旦超载会自动停止、自动退纸，使用更为方便。当切纸机的箱体装满后，有的机器还会自动发出声音，以提醒人们及时清除纸屑。
切纸机是传统产品，是用来处理印刷后期的纸张裁切需求。从机械式切纸机发展到磁带控制式切纸机，又发展到微机程控、彩色显示、全图像操作引导可视化处理及计算机辅助裁切外部编程和编辑生产数据的裁切系统，使生产准备时间更短，裁切精度更高，劳动强度更低，而操作更安全。
国产切纸机技技术水平与国际先进国家有一定差距，主要表现为：
①控制系统比较落后，缺少自动检测装置，从控制系统来讲，我国刚开始使用PLC，而国外已经采用全线计算机控制，利用计算机控制，利用计算机对各执行部件进行监控和调整，同时可预置参数，并且在计算机控制下还能进行自动调整，大大缩短了辅助时间并保证可靠工作。
②成套性差，国产切纸机很少配上周边设备的，即：裁切生产线。
③外观及使用方便程度有一定差距。但是，通过国产切纸机生产企业近几年的努力，国产切纸机与国外产品的差距在迅速缩小，部分技术甚至处于领先水平，国外的为基本彩微机程控，而国内还主要以数显为主，各种缺乏安全保护的机械式切纸机大量存在和进行销售，微机控制切纸机是切纸机的发展趋势，并正以较快速度大面积取代其他控制方式的切纸。
按“裁切”按钮后，切刀上下两次以上运行称连刀。其导致连刀的主要原因为切纸机的截切刀限位开关失灵或未触撞上限位开关，以及继电器触点粘连或滞缓。
不能忽视的是切纸机的价格，价格是选择国产切纸机的一个重要因素。相对于国外的进口切纸机来说，有着价格上的明显优势，性能优良，价格优惠是促进客户选择国产切纸机的主要原因，而且在国内的售后服务比较到位。因为性价比高，有着实用且实惠的特点，目前国产切纸机的市场占有率为国内最高。
