在数字时代，社交媒体为现代人的生活带来天翻地覆的变化，不知不觉中我们的日常生活已经渐渐离不开一些主要常用的社交和电子商务软件，它们几乎渗透到我们生活的方方面面，尤其是微信、钉钉这类即时通讯工具，更是成为亲朋好友、老师学生、同事之间线上交流的主要工具。而在商务领域，即时通讯工具同样攻城略池，除了把各大公司的传真机赶出写字楼，固定电话打入冷宫外，大有全面取代电子邮件的趋势。
微信办公的最大优势是随时随地交流，但是也正是这个优势使很多人工作上的随意性，尤其是那些喜欢长篇语音留言的人，许多商务人士深受困扰。包括口音问题造成的误解，说得很多，重点很少，语音记录不好保存，不好转发，无法查找记录，容易被覆盖等问题。
钉钉、微信这类聊天工具能取代商务领域的电子邮箱吗？一个不争的事实是，很多顾客在微信里早于把工作和生活混成一团。
先说说24小时在线的聊天工具为什么不能替代电子邮箱
聊天工具对于办公人士而言最大的作用是随时随地联络工作，尤其是以手机作为载体的移动办公领域，快捷是它的优势，但是它带来的问题也很大。
其实，作为成熟的商务交流工具，相比聊天工具，电子邮箱有很多优势，如果手机安装了电子邮箱，并习惯使用移动电子邮箱，也能很大程度上弱化聊天工具的快捷优势。
我们先来看看使用聊天工具交流工作的常见弊端，这些弊端也正是电子邮箱的优点。
- 使用手机作为载体的聊天工具，数据安全得不到保证
正是智能手机的普及成就了即时通讯工具的广泛使用，手机使移动办公变得便捷。但是，也是因为依附于手机，聊天工具的数据安全性得不到保障。最常见的就是手机丢失，数据跟着丢失；手机内存满了，往往很大一部分数据是即时通讯工具的聊天记录文件，包括聊天记录里的表情动画，图片和文件资料，当需要清理内存时，相信绝大部分的人都没有耐心筛选工作内容后再删除，而是直接清理；
而电子邮箱无论是电脑还是手机端都可以收发，邮件储存于邮箱服务商的服务器里，也可以通过终端接收程序储存于自己的电脑或者手机内，双重保障，不怕数据丢失。
- 24小时在线=24小时工作填满你的生活
老实说，手机24在线办公并不是一种高效率的工作方式，一天的工作内容在工作时间内完成，下班后放松休养生息，这是大部分上班族的工作模式。紧急时候电话联系除外，休息中不用时刻惦记着工作，有什么邮件第二天上班再处理。
而当工作内容发在聊天工具上则增加了许多随意性，很多人想到什么就往微信里面发，不管别人是否在办公时间内，也使得很多人模糊了工作和生活的界限，选择性忽略这些信息，待第二天上班再处理，一来发信息的人会觉得被怠慢，心生不悦；二来第二天上班在一堆生活中的聊天记录里查找和处理工作的内容很容易使人疏忽。
一个比较合理的工作方式是，早上上班的第一件事是查看和处理邮件，这样不易错漏。下班后关上电脑，一天的工作结束，接下来的时间属于自己的生活，这才是张弛有道的生活。
- 追踪进度和记录困难，容易成为扯皮的源点
工作中使用微信等聊天工具交流时，往往聊天记录很长，内容虽然可以通过关键字查找，但是那仅限于内容全都储存在同一台手机，而且这台手机的内存没被清理。事实是，很多人的手机2年甚至1年一换，换机的时候往往不会把冗长的聊天记录同步过去，或者有些人喜欢手机和电脑同步登录聊天工具，工作内容被分别保存在手机和电脑端的聊天记录中，查找起来很麻烦。通常来说，手机上的微信聊天记录中，大部分人能顺利找到一年之内的聊天记录，而2年甚至3、4年前的记录几乎无迹可寻，而很多大项目往往会进行几年时间，例如我们的大型建筑工程，当发生争议查找过往的沟通资料很寻常。而且，所有的项目资料，包括中间沟通资料是一定要备份留档的，而使用聊天工具，这种留档几乎很难。
另一方面，很多项目组都喜欢建立一个或者数个项目群，有些人为了自己的方便，随意建立数个相关人员沟通用的工作群，这种工作群里内容繁多，相关工作结束后，未重命名保存的工作群要么淹没在对话框的深层，要么大伙儿直接退群解散，聊天记录的查找成为无稽之谈。
- 语音留言工作只是方便了那些喜欢长篇大论又不愿意归总工作内容的人
很多人喜欢在微信里滔滔不绝地使用语音发表自己的意见，配以各种活跃气氛用的表情动画，这在生活场景中是没问题的，但是换做工作场合就是在浪费大家的时间里了，毕竟工作讲究的是效率，而不是让别人在你的一堆杂谈中整合出他们需要的内容，除非你是甲方爸爸，否则非常容易引起别人的反感。
举个例子，工作中你收到3段语音，点开后第一段是7秒钟的“我说话比较直，你不要介意”，第二段是3秒钟的按错没留言成功，第三段是超过60秒的“关于……，额，那个……，唉……，嗯……”。
对于接收方而言，这些留言中唯一有意义的是第三段，但是他必须逐一点开所有的语音才能避免没有错过重要的内容，而且就算是有意义的那一段话里面也有大量无用的感叹词和思考过程。
写邮件的意义在于，就算是天生的话痨，写邮件时也会把内容归总和精减，邮件内容里面不会有多余的话，也没有按错忘记撤回，更没有各种无意义的感叹词，一目了然，节省收件人的查阅时间。
- 群聊会议效率并不高，反而使重要信息被快速覆盖，造成遗漏
事实上，群聊是一个效率很低的工作方式，大部分人会把非自己意愿而被拉入的群聊设置成“消息不提示”状态，这就容易造成信息的遗漏，当发生问题时互相指责对方收看群信息。当然，喜欢指责别人不看项目群信息的人不妨自己想想，一个项目被拉入数个工作群中，群里七嘴八舌的聊天记录能翻好几页，如果每天你要翻阅清楚这些聊天记录，并在脑海中收集和整理出其中有意义的内容，基本上你也没时间去做别的工作了。
哪怕觉得群聊有用的人，其实也是在自己方便的时候才去回复群信息，结果是自己容易忘记回复，另一方面你在非工作时间回复群聊信息别人也不太乐意马上回复你，造成沟通和决策进度缓慢和遗忘的发生。
细数工作中使用聊天工具最让人反感的几种行为
即时通讯工具加大了工作的便利性，也是这种便利性带来移动办公的随意性和大量的信息碎片，这些信息碎片让人划不清工作界面，没有归总感，甚至产生担心内容遗漏的不安心理。下面是即时通讯工作中最容易产生信息碎片，而且让人反感的几种行为。
- 为了自己方便，动辄长篇大论的语音
如上文所说，语音留言不像文字那样让人一目了然地掌握信息的大意，各种感叹词、说话时哼哼唧唧的思考时间，说错了再重说的时间，这些都会延长语音留言的长度，而信息接收者必须从头听到尾才能知道你的意图。对于发语音的人而言，这样减少了打字、归总的时间，却苦了信息接收的人，被迫花更多时间去接收你的信息。
工作中，很多人如果收到数条长度超过一分钟的语音留言总会心生不悦，假如是群聊里出现这么多语音留言的话，很多人甚至放弃阅读。当然，甲方爸爸的语音留言除外。
- 不管别人做什么，随时随地给别人发工作信息
工作信息在工作时间发是没问题的，但是有些人喜欢在非工作时间给被人发工作内容，这样很容易打扰到别人的生活，尤其是一些并不着急的工作内容，只是因为自己的工作习惯随手就发给别人。典型的例子是工程中，许多画图的人习惯白天上午休息，晚上熬夜画图，画完后随手将图纸发给同事和客户，却没考虑过别人在休息，你的工作资料在他们不方便接收的时候发过来容易让人不满。
- 商务交流没有任何礼仪
商务礼仪其实和即时通讯工具关系不大，不懂礼仪的人在任何场合都显得很傲慢，让人不愿意与其交流。遗憾的是，我们的教育体系中并不重视礼仪教育，礼仪教育基本上没有出现在从小学到大学的课堂上，以至于很多大学毕业生进入社会后，连基本的接电话礼仪也不懂，不懂打招呼，每天悄悄地上下班……。
扯远了，商务礼仪决定了顾客的好感度和信赖度，而不懂礼仪的弊端在聊天工具中更是被放大，因为聊天工具看不到发送人的表情，也不知道输入这段内容时发送人处在什么样的状态，如果语句中没有任何礼仪用词，很容易被对方误解为轻视自己。
举个例子，设计人员向客户索取建筑原始图时，在微信中输入“把建筑图给我”，客户看到这条信息的第一反应是“这人在命令我?”,而面对面交流的时候，也许他是微笑着说的，客户就不会有被命令的感觉。
同样的例子包括，给客户的资料直接扔群里，一句话也不说，既没有说明是什么资料，也没有请对方确认接收之类的话，通常情况下，接收人会默默接收而不作声，也有些人选择假装没看到，拒绝接收。而发信人可能只是因为忙碌而没来得及说明，但是这些对于手机另一端的接收方而言是看不到的，别人也没有义务去解读和猜想你发信息时的状态。
- 随意建群，然后随意把人拉进群里
这个问题以上已经说明，对于忙碌的现代人，每天手机里会产生大量信息繁杂的工作群，一天内信息的接收、备份和整理都是一项巨大的工程，让人不胜其烦。
如果非要使用聊天工具办公，请遵守这些商务礼仪
聊天工具的便捷性和广泛性是电子邮箱所不具备的，在数字时代的大潮中，要高效而且安全地使用网络工具办公，聊天工具和电子邮箱的合理分配很重要，在使用聊天工具谈业务和工作交流时设身处地地为信息接收方想想，有没有因为自己贪方便而给对方造成阅读上的困扰，并遵守以下的交流原则。
- 重要信息的交流请一定要以电子邮箱为主，聊天工具为辅
在工作中这条非常重要，关系到项目推进过程中的权责和法律关系，报价资料、合同书、承诺、委托、提案资料、客户确认资料等等，这些重要的信息请用电子邮箱发送，保留记录。如果这些重要信息来自聊天工具，可以截图保存在电脑端，并做好备份。
- 尊重对方的休息时间，工作内容尽量在上班时间发或者发邮件
超过下班时间的非重要内容尽量发送邮件，或者推迟到第二天上班时间再用聊天工具发送。考虑到可能第二天会忘记或者不方便，因此建议还是发送邮箱。
- 别在工作群里闲聊，内容整理好再发
工作群只谈工作，尽量减少闲聊或者不必要的表情图片，内容整理好后再发送，减少聊天记录，这样对于群聊的人而言阅读和查找更方便。
- 工作内容尽量不要用语音，如果使用语音要言简意赅的表达
同样的信息，发几个长语音并不比发一段整理过的文字花的时间短，更重要的是文字信息方便接收方的阅读、转发、保存和查找记录。
如果因为在外而不方便输入，可以语音留言前想好了再发，注意时长，减少不必要的口语。
- 和发邮件一样，和人聊工作基本的礼仪不要忘了
无论是发邮件，还是聊天工具，和顾客沟通礼仪不能忘，“把图发给我”、“请把图发给我”、“麻烦把图发给我”给人的印象是截然不同的。
如果因为忙使用聊天工具或者邮箱发了资料后一言不发，回头可以稍微说明一下，也可以取得别人的谅解。
- 重要信息截图或者整理成会议纪要发给对方确认
如果甲方爸爸一直用聊天工具甚至语音留言和你确认重要的信息，可以整理成会议记录后再发送给对方确认，这份记录就成为项目的档案，记得备份起来。
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